职场大牛们绝对不会告诉你的高效时间应用秘籍

文/古尔浪洼

很多在职场牛人之所以效率高，不仅仅是他懂得珍惜时间，对时间进行了科学的分配，更重要的一点，是他会对别人看起来不重要或者不太在意的部分，进行标准化和体系化，从而大幅度提高了时间应用的效率。

为什么要标准化和体系化？原因很简单，如果不标准化，每次操作都有差异，就容易在上面花费额外的时间去思考。与其每次都浪费时间，不如把在操作中高效的部分固下来，在以后操作的时候，不费时间去思考和琢磨，不必去依赖记忆力、意志力和能力去做事，可以使很多平日里需要耗费很多精力去做的事，进入到自动化的状态去完成，这样的过程既能保证质量，有可以节省时间。

那么，在日常的工作中，哪些类型的工作可以标准化呢？如下：

l 作息时间

比如我的每日24小时的时间分配为三段，也就是我在《人生多赢的黄金时间分配法》提到的工作、生活、兴趣部分。当大模块定下来之后，我并不是就这样粗粗划了一下，就随意去发挥，而是给每段时间规定了具体的工作内容和量。

兴趣

4:30-8点，阅读约一个半小时，读完半本到一本书；写作约一个半小时，完成约2000~300字的文章。7点半到8点则是早餐时间，之所以算到兴趣时间段，是当做对从阅读写作到工作之间的调剂和转换。

工作

8-17点，完成公司所有的事情，尽量不带工作回家。实际上，我真正开始工作是9但我一般都是8点钟离开家去上班，一是顺道会送小孩去幼儿园，然后提前到达办公室，准备并开始工作。

生活

17-22点，实际上接小孩，路上走走玩玩，到家是6点。6点之后，我尽量陪家人，基本不做与工作有关的事情，一直到10点孩子上床。

l 工作内容

工作内容有很多，但是很多人并没有意识去做一些具体内容的标准化，这样，每次处理的时候就会浪费很多时间。实际上，在工作的过程中，标准化程度越高，处理的效率就越高，质量就越好。以下是我认为，在工作中，大家虽然每天做，但未必有意识做到标准化的部分：

邮件

邮件是我认为很多人每天会接触，但却最没有做到标准化的工作内容之一。当我自己发现我为邮件花了很多时间之后，我对我的邮件处理方式建立了一个标准模式。

·所有邮件当场回复：多看一次，就会多浪费一次时间。任何邮件，无非包含三个信息：发来的时间，谈的内容，要求回复的时间。因此，处理时，只要关注内容即可。立即回复，相当于省掉了三分之二的时间。

·判断邮件时间5~10秒:90%的邮件是传递信息用的，只需要了解，或者回应即可，时间5秒足矣，超过10秒的思考统统都是浪费。

·一封邮件只谈一件事情：便于清晰传达，也便于追踪和关闭。

·写或回复邮件不超过半屏：想高效沟通，一定要简洁明了。20行还讲不清楚你表达的意思，要么是你写太多事情了，干脆分开另发一封，要么是你太啰嗦了，要精简。20行大约是办屏，不用数，瞄一眼就知道了。

·邮件每段不超过3行：超过三行的段落表达，一定啰嗦，学会用短句子表达。简单，清晰，明了，少歧义。

·邮件内容不要询问，应提供选项：不管是给上司、同事、下属的邮件，沟通的内容尽量不要询问，而是提供选项，让对方选即可，这样效率最高。比如，开会时间，不要询问对方什么时候合适，二而是直接给2-3个选项，让对方勾选即可。这样，你只要寻求最大公约数即可。简单而又高效。

l 文书处理

此处的文书处理不是指公司那些已经标准化了的文件和表格，而是指那些未标准化的往来文书，比如报告，方案，建议，等等。任何文字类的东西，凭空创造，都很费功夫。所以我的建议时，平时看到优秀的案例，就直接拷贝下来，存成范本，当你有需要的时候，只要按照优秀案例套用就可以了。这样你不需要思考诸如架构、遣词造句、功能模块分类之类的复杂问题，只要填入要表达的内容或者数字就可以了

虽然我喜欢在工作之余写些文章，但在这类文字工作上，我从不费脑筋，我统统套用优秀范本直接应用。效率非常高。

当然，可以标准化的不止这些，具体哪些工作模块和内容需要标准化，可以根据自己的实际情况来处理。

当标准化完成之后，持续执行，这些项目就会逐步转换成自动化，反过来，它们会推动你更加高效去工作。